Первое, что необходимо это определить ответственного по организации переезда. Это может выполнить любой работник, контактный, оперативный, хорошо знакомый с делами фирмы. Ответственный назначен, далее необходимо поэтапно готовиться к офисному переезду.
Этап 1: уведомить сотрудников.
Сотрудники компании должны быть уведомлены, что офис скоро изменит местоположение. Уведомление осуществляется в устной или письменной форме. Дополнительно можно развесить объявления по офису.
Работникам необходимо сообщить:
- новый адрес офиса;
- точную дату переезда;
- схему проезда к новому офису;
- наличие парковки для личного транспорта;
- размещение сотрудников в новом офисе.
После оповещения начинается подготовка к переезду.
Этап 2: план переезда.
Первое, что нужно сделать, это составить план. В него включают следующие операции:
- составление перечня переезжающих;
- поиск компании-перевозчика;
- подготовка имущества офиса к переезду;
- подготовка нового офиса.
При разработке плана необходимо указать временные сроки каждого этапа. Упаковку вещей и подготовку к переезду нужно начинать за 10 дней до начала переезда.
Этап 3: выбор транспортной компании
Важно правильно выбрать компанию по организации переездов. При выборе транспортной компании нужно учитывать:
- опыт работы, отзывы и рекомендации;
- предоставляемые гарантии;
- цена на услуги, составление договора;
- наличие в штате компании грузчиков и специальной техники.
Обязательно заключение договора с транспортной компанией. Это позволит избежать проблем и не потерять деньги.
Этап 4: подготовка.
Подготовка к офисному переезду заключается в упаковке вещей, которая производится силами сотрудников. Это позволит сэкономить и обеспечить сохранность вещей. При этом необходим учесть:
- Переезд офиса — это возможность пересмотреть ценные бумаги и документы, утилизировать те, сроки хранения которых давно истекли. Расхламление рабочих мест поможет избавиться от старой канцелярии, старой техники и прочего хлама.
- Внимательно относимся к оргтехнике. При переезде мониторы упаковываются по одному в пузырчатую пленку и помещаются в коробки. Подписать коробки обязательно! Провода и кабеля складываются по пакетам в отдельные ящики, каждый подписывается.
- Упаковка архивной документации. Скоросшиватели принято упаковать в картонные коробки. Коробки подписываются, на них указывается тип документации и ответственное лицо. Внутрь коробки кладется перечень документов.
- Демонтаж офисной мебели лучше доверить мастерам, которые как разберут, так и правильно упакуют все элементы и детали мебели. Перевозить в собранном состояние рекомендуется только кресла и стулья.
- Перевозка очень тяжелых и дорогих предметов таких как: сейфы, кожаная или антикварная мебель. Их транспортировкой должны заниматься рабочие-такелажники, нанимаемой транспортной компании.
Работа во время переезда
Минимальным должен быть простой офиса во время переезда. Для этого необходимо объявить поставщикам, клиентам и партнерам о переезде заранее. Полезно указывать адрес и телефоны нового офиса, чтобы клиенты не потеряли связь.
В старом офисе нужно разместить объявления со следующей информацией: новый точный адрес, подробную схему проезда, график работы. В новом офисе нужно установить вывеску с графиком работы и номерами телефона.
Заказывайте офисный переезд в компании «ДарионАвто» по ссылке https://darionavto.ru/ofisnyi-pereezd/.
